Montar um processo de recrutamento e seleção do zero parece complicado até você perceber uma coisa: o caos quase sempre vem de falta de padrão. Sem etapas claras, cada vaga vira um “jeitinho”, o gestor muda o critério no meio do caminho, o candidato fica perdido e o RH vira central de incêndio.
A boa notícia é que dá pra estruturar um processo simples, organizado e repetível, mesmo com time enxuto. Abaixo está um passo a passo prático para você sair do improviso e começar a contratar com mais consistência.
1) Comece pelo básico: por que essa vaga existe?
Antes de abrir a vaga, responda em uma frase:
Qual problema do negócio essa contratação resolve?
Se não houver clareza aqui, todo o resto fica fraco. Você vai atrair gente errada, avaliar por critérios confusos e ter retrabalho depois.
Checklist rápido:
- Essa vaga é reposição ou nova posição?
- O que acontece se não contratar em 30 dias?
- Quais entregas a pessoa precisa fazer nos primeiros 60 a 90 dias?
2) Faça um briefing de vaga que dê direção (de verdade)
Um bom briefing evita 70% dos desalinhamentos com gestor e reduz o vai e volta com candidatos.
Inclua:
- Missão do cargo (o que essa pessoa “é dona”)
- Principais responsabilidades
- Requisitos obrigatórios vs desejáveis
- Competências comportamentais (com exemplos)
- Jornada, modelo de trabalho e faixa salarial (se possível)
- Prazo e urgência
- Quem decide e quem participa das etapas
Dica prática: se o gestor não consegue definir requisito obrigatório, provavelmente ele está tentando “comprar o candidato perfeito” e você vai travar no funil.
3) Defina o perfil ideal com critérios objetivos
O perfil ideal não é uma lista de desejos. É um conjunto de critérios avaliáveis.
Monte três blocos:
- Hard skills: ferramentas, processos, conhecimentos técnicos
- Experiência: contexto que importa (segmento, volume, complexidade)
- Soft skills: comportamento em situações reais
Exemplo de soft skill bem definida: “Boa comunicação” não serve. Melhor: “Consegue explicar decisões para áreas diferentes e lidar com conflito sem escalar tudo”.
4) Desenhe o funil com etapas fixas
Aqui você cria o processo padrão, que depois dá pra ajustar por nível de vaga.
Um modelo simples e eficiente:
- Abertura e divulgação da vaga
- Triagem de currículos
- Entrevista inicial (RH)
- Entrevista técnica ou com gestor
- Avaliação comportamental (quando fizer sentido)
- Referências
- Proposta e admissão
O segredo é manter o mesmo “mapa” e só variar a profundidade. Para vaga operacional, menos etapas. Para liderança, mais profundidade.
5) Crie um critério de triagem para não avaliar no feeling
Triagem sem critério vira loteria e consome tempo.
Monte uma régua simples:
- Critérios eliminatórios (3 a 5 no máximo)
- Critérios de prioridade (o que diferencia os bons)
Exemplo eliminatório:
- Experiência mínima com atendimento B2B
- Disponibilidade de horário
- Localidade ou deslocamento
Exemplo prioridade:
- Experiência com alto volume
- Estabilidade em ciclos anteriores
- Vivência em rotina de metas
6) Padronize a entrevista com perguntas por competência
Entrevista boa é aquela que testa comportamento passado, não opinião bonita.
Use perguntas no formato situação, ação e resultado:
- Me conte sobre uma situação em que…
- O que você fez exatamente?
- Qual foi o resultado e o que aprendeu?
Sugestões para começar:
- Conte sobre uma meta difícil que você precisou bater. Como se organizou?
- Me fale de um erro no trabalho. O que aconteceu e o que você mudou depois?
- Descreva um conflito com colega ou cliente. Como você resolveu?
Com isso, você compara candidato com candidato com base no mesmo padrão.
7) Combine o jogo com o gestor: prazos e responsabilidades
Aqui mora o gargalo clássico. O RH faz a parte dele, mas a vaga trava no gestor.
Combine antes:
- Quantos perfis vão para entrevista por semana
- Em quanto tempo o gestor dá feedback
- Quem aprova a decisão final
- O que acontece se o perfil não estiver bom (ajustar briefing, salário, requisitos)
Se não tiver prazos internos combinados, o processo vira uma fila infinita.
8) Registre tudo e crie um histórico da vaga
Processo bom é processo que aprende.
Guarde:
- Briefing final
- Fonte dos candidatos (de onde vieram os melhores)
- Motivos de reprovação mais comuns
- Tempo de cada etapa
- Dúvidas recorrentes do gestor
Esse histórico melhora a próxima vaga e vira inteligência de RH.
9) Faça uma proposta e experiência do candidato sem atrito
Candidato bom tem opção. Se sua comunicação é lenta ou confusa, ele some.
Práticas mínimas:
- Avisar etapas e prazos desde o início
- Feedback curto e respeitoso quando possível
- Proposta clara e objetiva
- Follow-up rápido após entrevistas
Experiência do candidato não é “mimo”. É eficiência.
10) Feche o ciclo com onboarding e acompanhamento
A contratação não termina na assinatura.
Garanta:
- Plano de 30, 60, 90 dias
- Check-in com gestor nas primeiras semanas
- Ajustes rápidos se algo estiver desalinhado
Turnover precoce quase sempre é falha de alinhamento, não “azar”.
Checklist resumido do processo (pra copiar e colar)
- Definir objetivo da vaga e entregas iniciais
- Fazer briefing completo com gestor
- Criar perfil com critérios objetivos
- Desenhar funil com etapas fixas
- Criar régua de triagem
- Padronizar entrevista por competência
- Definir prazos e responsabilidades com gestor
- Registrar dados e aprendizados
- Garantir comunicação e proposta sem atrito
- Acompanhar onboarding e primeiros 90 dias
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Se você é RH ou gestor, qual etapa mais trava hoje no seu processo: briefing, triagem ou entrevista?
